从一个案例谈对终止公证工作的认识

 济南市司法局公证管理处　董　强 

　　终止公证在我们的工作实践中公证员都会经常遇到，但是，有的公证员对办理完结的公证事项是很重视的，而对没有办理完结的公证事项，如终止公证就不是很重视了，这样就容易带来不必要的麻烦。在这里，就我遇到的一个公证案例，谈一谈对终止公证重要性的一点认识。

　　《公证程序规则》第五十条　公证事项有下列情形之一的，公证机构应当终止公证：

　　(一) 因当事人的原因致使该公证事项在六个月内不能办结的；

　　(二)公证书出具前当事人撤回申请的；

　　(三)因申请公证的自然人死亡、法人或者其他组织终止，不能继续办理公证或者继续办理公证已无意义的；

　　(四)当事人阻挠、妨碍公证机构及承办公证员按规定的程序、期限办理公证的；

　　(五)其他应当终止的情形。

　　第五十一条　终止公证的，由承办公证员写出书面报告，报公证机构负责人审批。终止公证的决定应当书面通知当事人或其代理人。

　　公证程序规则第五十条告诉我们在什么情况下应当终止公证，第五十一条告诉我们终止公证后公证处及公证员应当怎么做。但是在公证工作实践中，有一些公证处和部分公证员，对终止公证不是很重视，不能完全按照公证程序规则的要求去做，应该终止公证的，有的不写报告，也不让主任审批，  自己把有关材料留下，只是口头告诉当事人一声，就算完事了。有的就是给主任说一声，当事人不办了，也不订卷，也不入档。这个问题看似不重要，但当发生问题时，在来补救就晚了。从下面发生的这个案例，就可以看出来，终止公证是一项很重要的公证工作。

　　2006年6月21日，李××老人去世后，他的六个子女在这一天一起来到了某公证处，要求办理继承公证。公证员在了解了有关情况后，认为符合公证受理的要求，就让他们填写了申请表，查看了他们的身份证，并且给他们做了谈话笔录。在他们姐弟六人中，有四个人当时就表示要放弃继承权，公证员让放弃继承权的在放弃继承权声明书上签字，有两人表示要继承遗产。在做完这些工作后，公证员就让他们先回去了，并且告诉他们还要到有关的部门去核实后，才能给他们出具公证书。但是，第二天， 也就是6月22日，六姐弟中的老四和老五，就来到了公证处找到了昨天办理公证的公证员，对公证员说，他们两个不放弃继承权了，要求公证处不要给他们办理公证了。至此，公证员就应当按照终止公证的有关规定来办理。可是，这名公证员却让他们两个人分别写了一份声明书，内容是，昨天的放弃继承权声明书作废，我们不放弃继承权，要继承他父亲的遗产。然后，公证员就电话通知了其他当事人，说因为你们当中有人不放弃继承权，你们之间现在对继承遗产问题达不成协议，我们不能给你们办理继承公证。就这样，也没有写报告，主任也没有审批，也没有订卷，材料就在公证员手里放着。本来公证员以为没事了，可是一直到了2009年6月，公证处突然接到法院的一份协助调查的函，让公证处将办理上述公证的有关情况告知法院。

　　事情是这样的，公证处没有给他们办理继承公证手续，他们姐弟六人为了继承他们父亲的房产就上法院打官司，在打官司的过程中，原告提出，有四个人已经在公证处放弃了继承权，他们四人不能在继承遗产了。法院在审理的过程中，为了搞清楚事实，要求公证处出具一份当时办理公证的证明材料。幸好当时办理公证的公证员没有把材料弄丢，找到了当时办理公证时的有关资料，回忆起了当时办证的情形，公证处如实出具了有关的证明材料。此案目前正在法院审理中。

　　通过以上这个案例，对终止公证工作有以下几点认识：

　　一是终止公证在公证程序规则中有明确的规定，公证处和公证员应该严格按照公证程序规则的要求去办理，而不应该简化程序。就像上面的例子一样，作为公让员就应该按照要求写出终止公证的原因，公证处应该作出终止公证的决定，并应该书面通知所有当事人，还要酌情退还部分收取的公证费，有关材料还要单独立卷归档，以备将来使用。在这个案件中，还好，当时办理公证的公证员还保留着当时的材料，如果没有保存好，那么，公证处将如何向法院提供证明。

　　二是公证处和公证员应该重视终止公证这项工作，要和其他办理完结的公证事项一样对待。在公证处中，公证员也好，公证处主任也好都对办理完结的公证事项很重视，而往往是对没有办理完结的公证事项就不是很上心了，他们一般认为反正没有出具公证书，有的也没有收取公证费，就忽视了终止公证的各个环节，很容易为将来留下隐患。

　　三是公证员要将终止公证的法律意义向当事人讲清楚，避免将来发生纠纷时，公证处承担不必要的责任。像上面的案例中，公证员就应该告诉放弃继承权的当事人，只要明确表示放弃继承权，就不能反悔了。如果反悔的话，要上法院由法官来裁决是否支持。而当时公证员却没有向当事人解释清楚，只是让当事人再写一份不放弃的声明书。作为当事人，他自己认为，他又写了一份不放弃的声明书，那么，原来那一份就没有作用了。